- TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
TABLAS DE RETENCIÓN DEFINICIÓN E IMPORTANCIA:
Las Tablas de Retención documental son un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.La Administración se verá beneficiada con la elaboración de las Tablas de Retención ya que éstas:Facilitan el manejo de la información.Contribuyen a la racionalización de la producción documental.Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.Desde el punto de vista del trabajo archivístico las Tablas de Retención Documental son fundamentales porque:Permiten el manejo integral de los documentos.Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo Total.Ayudan a controlar la producción y trámite documental.Identifican y reflejan las funciones institucionales.Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión
EJEMPLO DE UNA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL:
El Acuerdo 039 de 2002 del Archivo General de la Nación (AGN), contempla que el conjunto de la documentación producida antes de la aprobación y aplicación de la Tablas de Retención Documental (TRD) en los Archivos de Gestión, se denomina, técnicamente, fondo acumulado y será sometido a un proceso de organización. Su resultado será la Tabla de Valoración Documental (TVD).
FONDOS ACUMULADOS
Son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional, sin ningún criterio archivístico de organización, sin las mínimas condiciones de conservación y con pocas posibilidades de ser fuente de información y de consulta eficiente para los usuarios.
PROCESOS DE VALORACIÓN
De acuerdo con su ciclo vital, el Fondo Acumulado se forma con los documentos del archivo central o histórico, que adquieren un valor permanente. No se eliminan y se protegen para la investigación, la academia, la historia, la ciencia y la cultura. Por este motivo es importante establecer la fecha a partir de la cual se deben adelantar los procesos de organización documental para este tipo de fondos, pudiendo ser, en un principio, la documentación que por su antigüedad supere los 30 años.
VALORACIÓN DOCUMENTAL
Para la elaboración de las TVD, los documentos de los Fondos Acumulados, se analizarán desde una triple perspectiva:
1. La trascendencia como testimonio de la entidad.
2. La trascendencia de la actuación de la administración.
3. La trascendencia de la sociedad en su conjunto para cada dependencia.
Siguiendo las directrices del Archivo General de la Nación AGN en su Reglamento General de Archivos para Colombia, se define valoración documental como: “proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo”.
TRATAMIENTO DE FONDOS ACUMULADOS
Para definir la disposición final del conjunto de la documentación que haya sido producida y conservada, las entidades deberán adelantar el análisis de sus Fondos Acumulados, aplicando los principios por los cuales se rige la organización de los documentos en el archivo. Estos son: El respeto al origen o procedencia y el respeto al orden natural u original de los documentos, los cuales están dados por cada dependencia.
DEFINICIÓN DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
Definidas por el Archivo General de Distrito AGD como: Producto del análisis y organización de un fondo acumulado que presenta el listado de agrupaciones documentales o series documentales con anotación de sus fechas extremas, su valoración, su disposición final y los procedimientos a seguir para aplicar la disposición final.
OBJETIVO
El objetivo de la Tabla de Valoración Documental es servir de instrumento de soporte para recuperar la memoria institucional, mediante la aplicación de criterios archivísticos y que permitan realizar el plan de transferencias secundarias.
ALCANCE
El alcance de la Tabla de Valoración Documental, como elemento archivístico, es proporcionar el instrumento dentro del Programa de Gestión Documental que describe en forma sencilla y clara la totalidad del fondo acumulado. Ésta se convierte en la guía para la organización, selección y expurgo de los documentos y se constituye en la base de las respectivas transferencias definidas en el cronograma anual para la entidad.
PLAN DE ACCIÓN
La ejecución del plan deberá estar sujeta a la aprobación definitiva por parte del comité de archivo de la entidad. Cada una de las acciones ejecutadas requiere de un control, evaluación y ajuste sobre el cumplimiento de los logros alcanzados, con el fin de retroalimentar las etapas propuestas.
EJEMPLO DE UNA TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL:
TABLA DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL:
Mundial nos dice que los documentos no se producen en el archivo, salvo los que ha sido producidos como consecuencia de su gestión. Distingue dos tipos de ingresos de documentos: ordinarios y extraordinarios.
Ordinarios: en este tipo de ingreso se produce la transferencia, de forma ordenada y con periodicidad, en un plazo de tiempo determinado.
Extraordinarios: de forma ocasional, sin plazo determinado ni periodicidad alguna.
Mundet y Heredia dan definiciones similares de la transferencia de fondos:
Para el primero la transferencia de fondos “es el conjunto de procedimientos mediante los cuales documentación es remitida de una etapa a otra de la archivo, siguiendo el ciclo de vida de los documentos”.
Para el segundo “es el paso de los documentos de archivo administrativo al archivo histórico y tiene lugar, después de un plazo más o menos largo, una vez concluida la vigencia administrativa y haber sido valorados y seleccionados, en el archivo y intermedio, para utilidad científica”.
Mundet explica que el trasvase documentos de la etapa a otra encuentra muchos impedimentos por parte del personal administrativo, que se aplican en remitir la documentación cuando ésta se acumula en exceso, lo que supone un trabajo extra para el archivero que tiene que reconstruir las series y ordenar los expedientes.
transferencias
También Mundet va a distinguir dos modalidades de transferencias:.
Directa en masa: a veces aparecen fondos documentales olvidados en pabellones, bodegas, cajas de escalera... de los cuales nadie se responsabiliza o alegan diversos motivos para no efectuar su transferencia en orden. Previo acuerdo con el responsable administrativo, el procedimiento consistirá en agrupar los documentos en cajas por legajos, numerados y realizar una relación somera de los mismos por duplicado y firmaran por ambas partes; uno de cuyos ejemplares quedará en poder de los servicios administrativos como por obra de la transferencia. Acto seguido será enviados a la archivo para su tratamiento adecuado. Este sistema es admisible cuando la urgencia por salvar los documentos de la destrucción o del olvido sea prioritario, no se aceptará como procedimiento habitual de transferencia por hechos consumados.
Directas continuas: en estos supuestos los documentos, los expedientes, son enviados al archivo a medida que se producen, según finaliza su tramitación. Sólo son tolerables, en los casos de entidades pequeñas con poco espacio y personal, donde hace falta que una persona se haga responsable de toda la documentación (generalmente no es una archivero profesional) y garantice su integridad y servicio. Es una especie de goteo de documentos acompañados, en el mejor de los casos, por una nota de envío con cuya reunión se redacta una relación anual de transferencias.
Mundet va a dar mayor importancia a los principios generales y a los criterios para enviar la documentación al archivo.
Principios generales:
1º. Los procedimientos deben ser simples,
2º: Asegurar la instalación y recuperación sencilla de los documentos.
3º.- Permitir la redacción posterior de instrumentos de descripción.
4º.- Respetar y evidenciar su procedencia.
EJEMPLO DE UNA TABLA DE TRANSFERENCIA:
Ç
Contacto
Dirección:
Calle Principal, Tu Zona
Tu Ciudad, 1234 Tu País
Teléfono: 555-555-5555
E-mail: contacto@tuemail.com